¿Cómo anular una factura electrónica de venta?

Conoce cómo es el procedimiento para anular una factura electrónica de venta.

La nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente.

El adquirente o el facturador, son quienes de acuerdo con la normatividad vigente y el contrato suscrito de prestación de servicios y/o venta de bienes, deberán revisar la realidad de los hechos que sustentan la necesidad de generar la nota débito o de crédito para anular o ajustar la factura previamente expedida.

Es importante mencionar que no podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.

La anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo, por lo que la operación podrá revertirse por medio de la nota correspondiente de acuerdo con los mecanismos técnicos y tecnológicos estipulados en el anexo técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.8. adoptado mediante la Resolución 12 de febrero 9 de 2021. Sin embargo, no es posible anular la factura de venta cuando la operación de venta o prestación de servicio se efectúa y no se recibe el pago de la misma.

El facturador al hacer uso de las notas a la factura electrónica de venta, cuando los valores de las operaciones previamente facturados varían, deberá cumplir con la generación, trasmisión y validación en los términos y condiciones técnicas y tecnológicas. Si la operación debe ser reajustada por un mayor valor a la transacción efectuada, además de la respectiva nota, deberá expedirse la factura electrónica de venta por el mayor valor de la operación, liquidando los mayores valores de los respectivos impuestos causados. (Res. 42/2020; DIAN, Conceptos: 133 900731, feb. 2/2022; 222 911028, oct. 1º/2021; 523 902997, abr. 8/2021; 954 903652, ago. 4/2020).

¿Qué son las notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta?

Las notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta, son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN.

¿Qué requisitos deben cumplir las notas débito y notas crédito?

Cuando se elaboren notas débito y notas crédito se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta, según corresponda.
   
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien las expide.
   
3. El prefijo, el número, la fecha utilizada para la generación del CUFE y el código único de factura electrónica, CUFE, de las facturas electrónicas de venta a la cual hace referencia la nota débito o la nota crédito según el caso.
   
4. El código único de documento electrónico, CUDE (constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados documentos).
   
5. La dirección de internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta contenida en la información del código QR.
   
6. El tipo de nota débito o nota crédito según corresponda.
   
7. La fecha y hora de generación.
   
8. La fecha y hora de validación.
   
9. Los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria, NIT, del vendedor o de quien prestó el servicio.
   
10. Los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria, NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
    
11. Los apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios para los casos en que el adquiriente no suministre la información contenida en el numeral 10 mencionado, en relación con el número de identificación tributaria, NIT.
    
12. El “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación de los numerales 10 y 11 mencionados.
    
13. El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados y la denominación —bien cubierto— si se trata de estos bienes. La discriminación del Impuesto sobre las ventas, IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
    
14. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que afecten la factura electrónica de venta.
    
15. La calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las ventas, IVA, la calidad de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementarios y la calidad de gran contribuyente.
    
16. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.