¿Pueden conservarse los soportes contables de forma electrónica?
Los soportes contables se pueden definir como aquellos documentos que respaldan las operaciones contables y sirven como prueba de un hecho económico. Entre los que se encuentran: comprobantes contables, notas débito y/o crédito, recibos de caja, facturas de compra y venta, consignaciones bancarias, cheques, recibos de caja, letras de cambio, pagaré entre otros.
En cuanto a la conservación de los soportes contables, es preciso señalar las normas que han reglamentado la forma en que debe llevarse dicha documentación:
Del anexo 6 del DUR 2420 del 2015, es importante mencionar los siguientes artículos:
ART. 6º — Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
ART. 7º — Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.
ART. 17. — Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de 5 años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
En materia fiscal, el artículo 632 del estatuto tributario se refiere a la obligación de conservar la información, cuyo tenor indica lo siguiente:
ART. 632. — Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales (hoy DIAN), las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando esta así lo requiera:
Por otro lado, la Ley 527 de 1999 que definió y reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud de la posibilidad en los artículos relacionados a continuación:
ART. 6º — Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.
ART. 9º — Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.
ART. 10. — Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del capítulo VIII del título XIII, sección tercera, libro segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
ART. 12. — Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
La anterior información fue citada en el Concepto 700 del 13 de diciembre del 2021 emitido por el CTCP, concluyendo que los documentos o soportes contables no necesariamente se requieren impresos en papel para obtener la información necesaria a que se refieren y tener la validez legal probatoria requerida.
La Superintendencia de Sociedades mediante la Circular Básica Contable (CBC), contenida en la Circular Externa 100-000007 del 12 de julio del 2022, se pronunció respecto a los libros de contabilidad, estableciendo:
Capítulo I- Libros de contabilidad y papeles del comerciante
1.3. Libros de contabilidad en archivos electrónicos
Los libros de contabilidad no requieren ser inscritos en el registro mercantil y pueden ser llevados en archivos electrónicos siempre que su almacenamiento garantice que Ia información sea completa e inalterada. La conservación de los registros electrónicos seguirá las condiciones establecidas en el artículo 12 de Ia Ley 527 de 1999, así:
1.4. Validez probatoria de los registros de contabilidad en archivos electrónicos
Los libros de contabilidad registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y su valoración seguirán las reglas de Ia sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para Ia apreciación de las pruebas. Por consiguiente, deberán garantizar: Ia confiabilidad en Ia forma en que se haya conservado, Ia integridad de Ia información, Ia forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.
1.5. Conservación de libros de contabilidad y documentos del comerciante.
Los libros y papeles de comercio, ya sean físicos o electrónicos, deben conservarse por un período mínimo de diez años, en papel o cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta y cumpla con los requerimientos del artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
La fecha a partir de la cual se contará dicho período será la fecha del último asiento, documento o comprobante, es decir la fecha del último movimiento contable registrado, o la fecha de los documentos respectivos o comprobantes que se pretendan conservar. La obligación de conservar los libros electrónicos podrá cumplirse a través de terceros con las mismas condiciones exigidas para su propietario.
Después de este período el comerciante puede continuar conservando dichos documentos o podrá proceder a su destrucción. También lo establece así el artículo 17 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, para libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con las operaciones; indicando además la manera y medios para efectuar la conservación.
Sobre los libros y papeles de las entidades empresariales en liquidación el anexo 6 del DUR 2420 de 2015 ha indicado que el liquidador deberá conservarlos como mínimo durante cinco años, a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Es importante mencionar que el CTPC, se pronunció sobre este tema en los conceptos 1142 del 2020, 626 del 2020, 700 del 2020, 419 del 2021 y 166 del 2022, este último recopilo todo lo mencionado en los anteriores conceptos y adicionó lo actualmente establecido por la CBC de la Superintendencia de Sociedades.
Como conclusión y teniendo en cuenta la normatividad citada anteriormente, los soportes de contabilidad y demás documentos, deberán conservarse en su forma original ya sea de forma impresa o digital, garantizando su reproducción exacta.
Te invitamos a consultar los conceptos referenciados en este artículo en el módulo Doctrina sobre Normas de Información Financiera de la publicación electrónica Normas de Información Financiera – Análisis integral. Además, para precisar sobre temas específicos relacionados con la Circular Contable, puede consultarse en esta misma publicación.