Firma del contador en las declaraciones tributarias

Descubre los efectos de la firma del contador en las declaraciones tributarias

Normalmente, en el desarrollo de las funciones que tiene a cargo un contador público, se encuentra la preparación de las declaraciones tributarias de la entidad en donde ejerce su profesión. En este artículo trataremos la importancia de la firma del contador público en estos documentos.

Es importante iniciar con el efecto que tiene la firma del contador público en lo concerniente a lo fiscal, tratado en el artículo 581 del estatuto tributario cuyo tenor indica:

“ART. 581. — Efectos de la firma de contador. Sin perjuicio de la facultad de fiscalización e investigación que tiene la administración de impuestos para asegurar el cumplimiento de las obligaciones por parte de los contribuyentes, responsables o agentes retenedores, y de la obligación de mantenerse a disposición de la administración de impuestos los documentos, informaciones y pruebas necesarios para verificar la veracidad de los datos declarados, así como el cumplimiento de las obligaciones que sobre contabilidad exigen las normas vigentes, la firma del contador público o revisor fiscal en las declaraciones tributarias, certifica los siguientes hechos:

1. Que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las normas vigentes sobre la materia.
   
2. Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera de la empresa.
   
3. Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes, en el caso de la declaración de retenciones”.
   

Por lo anterior, y dada la importancia que la norma tributaria le da a la firma del contador o revisor fiscal en las declaraciones tributarias, En este cuadro, detallamos cómo sería la obligación, en caso de ser firmadas por el contador público o el revisor fiscal:

Notas:

1. Estas declaraciones deben estar firmadas por revisor fiscal cuando el contribuyente, agente de retención o responsable, según corresponda, esté obligado a llevar contabilidad y, además esté obligado a tener revisor fiscal.       
2. Los demás contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad deberán presentar esta declaración firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto en el último día del año o periodo gravable, o los ingresos brutos del respectivo año, sean superiores a 100.000 UVT.
3. Los demás responsables del IVA obligados a llevar libros de contabilidad, deberán presentar esta declaración firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto del responsable en el último día del año inmediatamente anterior o los ingresos brutos de dicho año, sean superiores a 100.000 UVT, o cuando la declaración presente un saldo a favor del responsable.
4. Los demás agentes retenedores o responsables del impuesto nacional al consumo, según corresponda, obligados a llevar libros de contabilidad deberán presentar la declaración firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto del agente retenedor o responsable en el último día del año inmediatamente anterior, o los ingresos brutos de dicho año, sean superiores a 100.000 UVT.
5. Se entenderán como no presentadas las declaraciones, cuando no se realice el pago en forma simultánea a su presentación o cuando no se presente firmada por el revisor fiscal o contador público.
6. La firma de revisor fiscal o del contador público, según corresponda.
7. Esta declaración debe ser firmada por revisor fiscal cuando el contribuyente esté obligado a tenerlo.
8. La Ley 2155 del 2021 creó, por el año 2022, el nuevo impuesto de normalización tributaria y remitió al artículo 298-1 del estatuto tributario para efectos de las normas de procedimiento que le son aplicables a la declaración de este nuevo impuesto. En este artículo se indica que, esta declaración deberá estar firmada por el revisor fiscal cuando se trate de contribuyentes obligados a llevar contabilidad y a tener revisor fiscal. Los demás contribuyentes obligados a llevar contabilidad, deberán hacer firmar esta declaración por un contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando tengan esta misma obligación respecto de su declaración de renta. Ver nota 2.
9. En esta declaración no se aprecia que exista obligación de que sea firmada por el contador público o revisor fiscal. La norma tributaria solo establece que debe estar firmada por quien cumpla el deber formal de declarar.                         

Por otro lado, existen declaraciones de impuestos que no requieren la firma del revisor fiscal o contador público. Estas son las que deben presentar la Nación los departamentos, municipios y el Distrito Capital de Bogotá. Esto de acuerdo a lo establecido en el artículo 582 del estatuto tributario.

En las declaraciones tributarias, se encuentra habilitada su presentación virtual, la cual se realizará a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. Para este caso será necesario la implementación del mecanismo de firma electrónica esto, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 1.6.1.11.1 y 1.6.1.11.2 del DUR 1625 del 2016.

El procedimiento para la emisión renovación, revocación del mecanismo de firma digital se encuentra en el artículo 1.6.1.11.3 del DUR 1625 del 2016, indicando lo siguiente:

“ART. 1.6.1.11.3. —Procedimiento para la emisión, renovación, revocación de mecanismo de firma digital amparado en certificado digital. Para efectos de la emisión, renovación y revocación del mecanismo de firma amparado en certificado digital emitido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, se deberá seguir el procedimiento que señale dicha entidad.

Será responsabilidad del obligado a cumplir con el deber formal de declarar, así como del contador público o revisor fiscal, observar al interior de la empresa y respecto de terceros, las medidas de seguridad y protección del mecanismo de firma amparado en certificado digital y la información asociada al mismo.

Cuando sea necesaria la emisión de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, el contribuyente o el representante legal, en el caso de personas jurídicas, deberá solicitarlo por escrito a la administración correspondiente, anexando los documentos que lo acrediten para el efecto. Cuando exista cambio de contador público o revisor fiscal, será responsabilidad del representante legal informar el cambio a la administración correspondiente.

La administración dispondrá de 3 días hábiles para la emisión del mecanismo de firma amparado con certificado digital.

El mismo procedimiento se seguirá cuando por daños eventuales en los servicios informáticos electrónicos o la pérdida del mecanismo de firma con certificado digital o las claves secretas asociadas al mismo, sea necesaria la expedición de un nuevo certificado.

PAR. — La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, establecerá las causales de revocación del mecanismo de firma con certificado digital”.

Así las cosas, y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 1.6.1.11.3 del DUR 1625 del 2016, en lo concerniente al mecanismo de firma, la DIAN mediante la Resolución 70 del 2016, reglamentó el uso de la firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la entidad y señaló el cronograma de migración del mecanismo digital EPF al instrumento de firma electrónica (IFE).

Posteriormente, fue modificada por Resolución 80 del 2020, emitida por la DIAN, que consistió en optimizar y facilitar el trámite del instrumento de firma electrónica, IFE, en la DIAN, con el fin de agilizar el uso de la misma en los servicios informáticos.

Así mismo, se fundamentó en el mecanismo de autogeneración, por lo cual eliminó los pasos de renovación y revocación del sistema anterior, y suministró a los contribuyentes y obligados ante la DIAN, el instrumento de firma electrónica, facilitando el cumplimiento de las obligaciones a cargo.

Con lo anteriormente mencionado en este artículo, se destaca la importancia de la firma del contador público o revisor fiscal en las declaraciones tributarias del orden nacional, la cual es requisito en su contenido y puede ser factor para posibles sanciones si no la incluye. Por ejemplo, pueden darse como no presentadas y en consecuencia la DIAN exigirá nuevamente su presentación y el pago de la sanción por extemporaneidad. Esto teniendo en cuenta lo dispuesto en el literal d) del artículo 580 del estatuto tributario, cuyo tenor indica lo siguiente:

“ART. 580. Declaraciones que se tienen por no presentadas. No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:

(…).

1. d) Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar; o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal.

(…).”

Para esto se sugiere consultar la publicación de Legis, NAI Integral y de la Profesión Contable, en su módulo Régimen de la Profesión Contable que ha realizado una compilación de las normas que se encuentran relacionadas con este tema. Encuentra este y otros títulos en LegisXperta.