¿Qué actos administrativos podrían notificarse mediante la notificación electrónica?
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, implementó el mecanismo de notificación electrónica, como elemento preferente de notificación de sus actos administrativos. Con la expedición de la resolución 38 del 30 de abril de 2020, la entidad precisó los términos y condiciones para la operatividad y aplicación de la notificación electrónica de los actos administrativos expedidos por la entidad, y mediante la Circular Externa 8 de julio 1º de 2020, se estableció la notificación electrónica de los actos administrativos a partir del 2 de julio de 2020, dando cumplimiento a lo establecido en los artículos 3° y 10° de la mencionada resolución.
¿Cuáles actos administrativos podrán notificarse mediante este mecanismo?
La notificación electrónica, es la forma de comunicación a través de la cual la DIAN, pone en conocimiento del obligado tributario los actos administrativos, como los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, incluidos los que se profieran en el proceso de cobro.
¿En cuál dirección de correo electrónico se surtirá la notificación?
Para ello el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, informará un correo electrónico a través del registro único tributario, RUT, con lo que se entiende haber manifestado de forma expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente. Todos los actos administrativos proferidos con posterioridad a ese momento, independientemente de la etapa administrativa en la que se encuentre el proceso, serán notificados a esa dirección hasta que se informe de manera expresa el cambio. De la misma manera, puede incluir la dirección de correo electrónico de su apoderado o sus apoderados, caso en el que se enviará una copia del acto a dicho correo. Una vez implementada la notificación a la dirección procesal electrónica, esta se aplicará de manera preferente.
¿Cuándo se entiende surtida la notificación electrónica?
La notificación electrónica se entenderá surtida para todos los efectos legales, en la fecha del envío del acto administrativo en el correo electrónico autorizado; no obstante, los términos legales para el contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o su apoderado para responder o impugnar en sede administrativa, comenzarán a correr transcurridos 5 días a partir de la entrega del correo electrónico.
Igualmente, la DIAN podrá enviar mensajes de texto de alerta o avisos al número de teléfono móvil informado en el RUT, con el fin de anunciarle sobre la existencia de la notificación electrónica de un acto administrativo. Los mensajes de texto de alerta o avisos son medios complementarios, y no se consideran mecanismos de notificación de los actos administrativos.
¿Qué sucede si la DIAN tiene inconvenientes técnicos a la hora de notificar electrónicamente?
Si por razones tecnológicas no es posible acceder al contenido del acto administrativo, se deberá informar a la DIAN dentro de los 3 días siguientes a su entrega, para ello la administración tributaria, enviará nuevamente y por una sola vez, el acto administrativo a través de correo electrónico; sin embargo, la notificación del acto administrativo, se entiende surtida en la fecha de envío del primer correo electrónico, sin perjuicio de que los términos para el administrado comiencen a correr transcurridos 5 días a partir de la fecha en que el acto sea efectivamente entregado.
La entidad deberá recurrir a las otras formas de notificación contempladas en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario.
¿Cómo se practica la notificación electrónica?
La DIAN remitirá una copia del acto administrativo a la dirección de correo electrónico que el administrado haya informado en el RUT o a la dirección procesal electrónica reportada, en caso de existir.
Con fundamento en la constancia que emita la herramienta tecnológica, la coordinación de notificaciones o quien haga sus veces a nivel nacional, deberá expedir una certificación de notificación en la que se determine de manera inequívoca la fecha de envío del correo electrónico y la fecha de entrega del mismo, o la imposibilidad de su entrega al administrado.
¿Qué deberá contener el mensaje con el que se surte la notificación electrónica?
El mensaje deberá contener los siguientes elementos:
- Código de verificación, que permita al administrado verificar la autenticidad del mensaje enviado;
- Nombre completo del administrado, NIT, la fecha de expedición del mensaje y la indicación de los medios electrónicos complementarios para visualizar el acto administrativo y su contenido, en caso de existir;
- El acto administrativo adjunto, en su totalidad;
- La advertencia que mediante el respectivo correo se está notificando el acto administrativo adjunto, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
¿Cuál es la forma de notificación preferente en materia tributaria?
La notificación electrónica se preferirá sobre las demás formas previstas en el Estatuto Tributario.
Para el efecto, se observarán las siguientes reglas:
- Si durante el proceso de determinación y discusión del tributo, proceso sancionatorio, o de cobro el administrado o su apoderado señala expresamente una dirección procesal electrónica, la administración deberá notificar el acto administrativo a dicha dirección electrónica;
- En caso de ausencia de una dirección procesal electrónica, la notificación deberá surtirse a la dirección procesal física informada por el administrado o su apoderado;
- Cuando en el proceso de discusión y determinación del tributo, proceso sancionatorio, o de cobro el administrado actúe a través de apoderado, y este último no haya informado una dirección procesal electrónica ni una dirección procesal física, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo electrónico que dicho apoderado tenga registrada en el RUT. En el evento que el apoderado no tenga una dirección de correo electrónico registrada en su RUT, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo físico que este último tenga registrada en su RUT.
- Cuando el administrado no actúe a través de apoderado, y además no informe dirección procesal electrónica o dirección procesal física, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo electrónico que el administrado tenga registrada en su RUT. En el evento que el administrado no tenga una dirección de correo electrónico registrada en su RUT, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo físico que este último tenga registrada en el RUT.
¿Cuáles son las obligaciones y responsabilidades inherentes al mecanismo de notificación electrónica y al uso de los demás servicios informáticos de la DIAN?
Las obligaciones se enumeran a continuación:
- Suministrar en el RUT, información real sobre sus datos de identificación, ubicación y clasificación. Por lo tanto, el administrado deberá: suministrar sus datos reales de dirección electrónica y número de teléfono celular, para facilitar la comunicación con la UAE-DIAN; verificar que su dirección de correo electrónico registrada en el RUT esté vigente y correcta; responder por la seguridad y adecuada administración de la dirección de correo electrónico suministrada en el RUT, así como de los permisos que dé a terceros para que accedan a ella, y realizar la correspondiente actualización de sus datos registrados en el RUT, cada vez que presente un cambio en los mismos;
- Informar a la DIAN, dentro de los 3 días siguientes a su entrega que no puede acceder al contenido del acto administrativo por razones tecnológicas;
- Hacer uso adecuado de los códigos de verificación que la DIAN le proporcione para validar la autenticidad, integridad y no repudio del contenido de los correos y documentos electrónicos que esta emite. Si el administrado los da a conocer a terceros, será responsable por el acceso indebido y el uso que le den a la información en ellos contenida;
- Consultar periódicamente la dirección de correo electrónico que ha registrado en el RUT o la dirección procesal electrónica informada y la bandeja de “Comunicados” que tiene asignada en el Portal Transaccional, que son de interés y uso exclusivo del administrado, y le permiten estar informado de su actividad, responsabilidades, además de conocer las comunicaciones y actos notificados electrónicamente por la entidad;
- Acceder al Portal Transaccional a través de un sitio seguro.
