Lo básico del oficial de cumplimiento de Sagrilaft

Conoce los aspectos más relevantes del oficial de cumplimiento del Sagrilaft

En un artículo anterior se trató el tema de los aspectos a tener en cuenta en la implementación del Sagrilaft. En este, se habló que los elementos de este sistema son: diseño y aprobación, auditoría y cumplimiento del Sagrilaft, divulgación y capacitación y asignación de funciones a los responsables.

Lee el artículo aquí.

Como parte de este último elemento, se encuentra el cargo de oficial de cumplimiento. En este artículo presentamos los aspectos más importantes sobre este cargo.

Generalidades del cargo

La Circular Externa 100-000016 del 2020 emitida por la Superintendencia de Sociedades indica:

El oficial de cumplimiento debe participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del sistema, y estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del riesgo LA/FT/FPADM. Por su parte, la administración de la empresa obligada deberá brindarle un apoyo efectivo y los recursos humanos, físicos, financieros y técnicos necesarios para llevar a cabo la implementación, auditoría y cumplimiento del Sagrilaft.

Así mismo, deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de 6 meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del Sagrilaft y, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo.

1. Los obligados deberán determinar de manera expresa
2. el perfil del cargo
3. las incompatibilidades e inhabilidades
4. lo relativo a los conflictos de interés
5. las funciones específicas que se le asignen a la persona que tenga dicha responsabilidad, adicionales a las establecidas en las normas emitidas por la superintendencia.

Requisitos mínimos del cargo

Según la Circular Externa 100-000016 del 2020, actualizada por la Circular Externa 100-000004 del 2021, estos son los requisitos mínimos para ser designado como oficial de cumplimiento:

1. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
   
2. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2 del capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Supersociedades.
   
3. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la empresa obligada.
   
4. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la empresa obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno.
   
5. No fungir como oficial de cumplimiento en más de 10 empresas obligadas. Para fungir como oficial de cumplimiento de más de una empresa obligada, (i) el oficial de cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que lo designe deberá verificar, que el oficial de cumplimiento no actúa como tal en empresas que compiten entre sí.
   
6. Cuando el oficial de cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la empresa obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. (debida diligencia) del capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la entidad.
   
7. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el oficial de cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de empresas que lo conformen.
   
8. Estar domiciliado en Colombia.

Funciones específicas del cargo

Son las indicadas en la Circular Externa 100-000016 del 2020. Como mínimo deberá cumplir:

1. Velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del Sagrilaft.
   
2. Presentar, por lo menos una vez al año, informes a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social. Como mínimo, los reportes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del Sagrilaft y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas. Así mismo, demostrar los resultados de la gestión del oficial de cumplimiento, y de la administración de la empresa, en general, en el cumplimiento del Sagrilaft.
   
3. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al Sagrilaft, cuando las circunstancias lo requieran y por lo menos una vez cada 2 años. Para ello deberá presentar a la junta directiva o al máximo órgano social, según el caso, las propuestas y justificaciones de los correctivos y actualizaciones sugeridas al Sagrilaft.
   
4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
   
5. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal o la auditoría externa, si es el caso, y adoptar las medidas razonables frente a las deficiencias informadas. Si las medidas que deben ser adoptadas requieren de una autorización de otros órganos, deberá promover que estos asuntos sean puestos en conocimiento de los órganos competentes.
   
6. Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la entidad según sus requerimientos.
   
7. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia y debida diligencia intensificada, aplicables a la empresa.
   
8. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del riesgo LA/FT/FPADM.
   
9. Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del riesgo LA/FT/FPADM que formarán parte del Sagrilaft.
   
10. Realizar la evaluación del riesgo LA/FT/FPADM a los que se encuentra expuesta la empresa.
    
11. Realizar el reporte de las operaciones sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes, conforme lo establezca dichas normas y del capítulo X de la mencionada circular externa.

Otros aspectos de interés

Según la doctrina expedida por la Supersociedades, estos son algunos aspectos de gran interés en relación con este cargo.

1. No puede ejercer como auditor interno o revisor fiscal, ni pertenecer a la empresa que ejerce esta función de revisoría fiscal, de ser el caso. Tampoco podrá ejercer como representante legal. Como se mencionó anteriormente la empresa obligada deberá establecer el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de este cargo (Concepto 220-075747 del 7 de junio del 2021).
   
2. No existe incompatibilidad si se le asignan al oficial de cumplimiento funciones adicionales a las establecidas en la norma, en cuanto estas no sean propias del revisor fiscal o auditor interno (Concepto 220-075747 del 7 de junio del 2021).
   
3. Podrá ejercer el mismo cargo, es decir, oficial de cumplimiento en otros sistemas de riesgo como lo es el Sistema de Transparencia y Ética Empresarial. No obstante, será la entidad obligada la que verifique que se cumplan con los requisitos de cada sistema (Concepto 220-075747 del 7 de junio del 2021).
   
4. La función de reporte de operaciones sospechosas a la UIAF, es independiente a la que realiza el revisor fiscal, por lo que, si ambos en el cumplimiento de sus funciones detectan una operación sospechosa, ambos deberán realizar el reporte respectivo (Concepto 220-038935 del 12 de abril del 2021).
   
5. El contador de la empresa obligada, y responsable de la firma de los estados financieras, podrá ser designado como oficial de cumplimiento del Sagrilaft, pues no existe una prohibición expresa. Sin embargo, será el obligado en determinar si el contador cumple con la totalidad de los requisitos para desempeñar este cargo y que no está inmersos en situaciones de inhabilidades, incompatibilidades y de conflictos de interés (Concepto 220-034918 del 28 de marzo del 2021).

Finalmente, y en relación con todo el sistema, se recuerda que para el año 2021, las empresas que adquieran la calidad de empresas obligadas al Sagrilaft o al régimen de medidas mínimas con corte al 31 de diciembre del 2020, deberán poner en marcha estos sistemas, a más tardar el 31 de agosto del 2021.

Consulta las circulares externas mencionadas en este artículo en la Colección de Legislación Colombiana de Legis y los desarrollos doctrinales en el módulo de Doctrina NAI y de la Profesión Contable de la publicación electrónica NAI Integral y de la Profesión Contable de Legis.

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