Conoce cómo contabilizar algunas operaciones entre la PH y la empresa de seguridad.
En la propiedad horizontal se pueden presentar un sin número de operaciones, por las características propias de estas entidades. Entre estas, son comunes las diferentes situaciones contractuales entre las copropiedades y la empresa de seguridad con la que se decida contratar el servicio de vigilancia.
Un factor que puede influir en esta selección, es el ofrecimiento de descuentos por parte de las empresas de seguridad para que la propiedad horizontal se decida por seleccionar una u otra empresa de vigilancia.
En efecto, es posible que las mencionadas empresas ofrezcan descuentos en las facturas correspondientes a la prestación de servicios durante el mes para ser utilizados en gastos necesarios para el mantenimiento del conjunto. La inquietud que se ha presentado por parte de las copropiedades es determinar la correcta forma de reconocimiento contable de este tipo de operaciones.
Pues bien, en el Concepto 130 del 22 de abril del 2022, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) se pronunció al respecto e indicó que, en este tipo de operaciones se pueden presentar dos situaciones. El reconocimiento contable dependerá de la que se presente. Estas dos situaciones son:
1. Que la empresa de seguridad haya pactado contractualmente la entrega de dinero o algo en especie por la firma del contrato a un tiempo determinado
En este caso, el dinero o los demás bienes recibidos se reconocerán como un mayor valor del activo respectivo y su contrapartida será un menor gasto por el servicio de vigilancia. Esto porque se entiende que el dinero y otros activos recibidos, forman parte del valor del contrato, y en este caso, serían un menor valor del servicio ofrecido por la empresa de seguridad.
2. Que la empresa de seguridad done un determinado valor, no establecido en el contrato
Para esta segunda opción, procede el registro de un ingreso o de un pasivo diferido. Esto último en caso de que esa donación se encuentre sujeta al cumplimiento de una condición. Hasta el momento en esa condición se cumpla, el pasivo reconocido se reconoce como ingreso.
En síntesis, el Concepto 130 del 2022 mencionado indicó los siguiente:
“El registro del descuento, rebaja, regalo, bonificación, premio o como se denomine comercialmente, deberá reconocerse teniendo en cuenta la transacción que la originó. Si el dinero o descuento recibido proviene de una relación contractual, esta no se reconoce como un ingreso, sino como un menor valor del costo del servicio contratado o producto adquirido. Si el dinero recibido corresponde a un contrato firmado para varios períodos contables, entonces deberá reconocerse un pasivo no financiero por la parte correspondiente a los períodos futuros donde dicho descuento no ha sido aplicado”.
Sobre este tema, el CTCP se ha pronunciado en varios conceptos, de los cuales se resalta el 841 del 30 de septiembre del 2019, en el cual se presentan dos casos prácticos.
El primero de ellos, relacionado con la situación 1 anterior, trata el caso de un descuento por contratar el servicio de vigilancia, a través de una nota crédito que se estableció contractualmente. Este descuento será del 10 % del valor del contrato siempre y cuando la propiedad horizontal contrate con la empresa de seguridad por un periodo de 24 meses. El valor del contrato es de $ 180.000.000. El descuento se utilizará para el pago de las facturas.
En el mencionado concepto, el CTCP sugiere el siguiente tratamiento contable:
- En la fecha de la firma del contrato. No se realiza registro alguno. El descuento realizado a través de la nota crédito no se reconoce inmediatamente pues no se ha utilizado.
- Registro de la primera factura. La factura es de $ 7.500.000 ($ 180.000.000 / 24 meses). Se registra el correspondiente gasto por vigilancia, pero la contrapartida NO es un pasivo financiero a favor de la empresa de seguridad, por cuanto esta factura no se pagará, pues la nota crédito otorgada se utilizará hasta agotarse, para el pago de las facturas, según el acuerdo.
La contrapartida será un pasivo no financiero, diferido o recibido por anticipado. El registro sugerido es el siguiente:
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Detalle |
Débito |
Crédito |
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Gasto por vigilancia |
$ 7.500.000 |
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Pasivo no financiero – Descuentos por servicios no devengados |
$ 7.500.000 |
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Sumas iguales |
$ 7.500.000 |
$ 7.500.000 |
- Amortización mensual del pasivo no financiero. Como la condición de la nota crédito es mantener el contrato por 24 meses, cada mes de ejecución del contrato, se extingue el pasivo no financiero creado. Al final de los 24 meses, deberá quedar en cero.
El valor del descuento es el 10 % del contrato, es decir $ 18.000.000. Cada mes, se deberá amortizar en $ 750.000 ($ 18.000.000 / 24). El registro es el siguiente:
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Detalle |
Débito |
Crédito |
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Gasto por vigilancia |
$ 750.000 |
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Pasivo no financiero – Descuentos por servicios no devengados |
$ 750.000 |
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Sumas iguales |
$ 750.000 |
$ 750.000 |
Con este asiento, se cumple la premisa del reconocimiento inicial de los bienes y servicios adquiridos, que implica tener en cuenta cualquier descuento que sea otorgado por el proveedor.
- El mismo asiento realizado en el numeral 2, se hará de igual forma hasta que se complete el descuento. Esto solo aplicaría, para este caso en particular, para la segunda factura, pues con esta se completan $ 15.000.000 de los $ 18.000.000 que corresponden al descuento otorgado.
IMPORTANTE: No se debe olvidar el asiento del numeral 3. Este se debe realizar todos los meses de ejecución del contrato.
- Registro de la tercera factura. Con esta factura se completa el valor de la nota crédito y se debe realizar un pago parcial al proveedor. El registro que sugiere el CTCP es el siguiente:
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Detalle |
Débito |
Crédito |
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Gasto por vigilancia |
$ 7.500.000 |
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Pasivo no financiero – Descuentos por servicios no devengados (Con este valor se completa el descuento de $ 18.000.000) |
$ 3.000.000 |
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Cuentas por pagar / bancos |
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$ 4.500.000 |
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Sumas iguales |
$ 7.500.000 |
$ 7.500.000 |
- Cuarta factura y siguientes. A partir de la cuarta factura, el gasto por vigilancia tendrá por contrapartida la cuenta por pagar a la empresa de seguridad.
El pasivo no financiero, representa, en cierta forma, la obligación de la propiedad horizontal de reintegrar algún valor a la empresa de seguridad en caso de dar por terminado el contrato antes del plazo acordado. Esto dependerá del acuerdo contractual, pues es posible que el reintegro que tuviera que hacer la entidad sea proporcional al tiempo pendiente por completar los 24 meses pactados inicialmente.
El Concepto 841 del 30 de septiembre del 2019 del CTCP presenta un segundo caso, en el que la empresa de seguridad entrega un activo (equipos de cómputo) a la propiedad horizontal. Te invitamos a consultar este concepto en el módulo de Doctrina sobre Normas de Información Financiera de la publicación Normas de Información Financiera – Análisis integral.
Otros conceptos emitidos por el CTCP sobre el tema son:
- 711 del 24 de diciembre del 2021.
- 1 del 1° de marzo del 2022.
Los conceptos referenciados en este artículo se pueden consultar en el módulo anteriormente mencionado. En este módulo, también podrás encontrar una completa compilación de conceptos en temas varios relacionados con la propiedad horizontal y la aplicación de las NIF.
