Una reunión Kick Off, es clave para mejorar la productividad empresarial.
En el mundo laboral actual, la alta competencia en el mercado y la creciente demanda y exigencia por parte de los consumidores, ha obligado a las empresas a organizarse mejor internamente en aras de ofrecer un servicio de alta calidad para el cliente. Para ello, es indispensable la adaptación de metodologías ágiles, que impacten el desarrollo y productividad del negocio.
El desarrollo de estas metodologías, requiere una constante planificación, esfuerzo, compromiso y colaboración por parte del equipo de trabajo y de las diversas áreas de la empresa, pues la gestión de las actividades implica un trabajo en conjunto entre líderes y colaboradores, combinando la productividad y la eficiencia, de forma tal que se puedan ofrecer productos, servicios y/o soluciones que estén a la vanguardia de las necesidades demandadas por el mercado.
Para esto, una comunicación eficiente entre los profesionales que conforman el equipo de trabajo, es fundamental en el proceso y ejecución de los proyectos que se quieren llevar acabo, de esta manera, la práctica de kick off meeting empresarial, toma relevancia en el mundo laboral actual, en el que predomina un entorno de cambio y adaptación según las circunstancias presentadas.
De acuerdo a lo anterior, las reuniones kick off, se han convertido en una de las prácticas más innovadoras en el ámbito empresarial, debido a su modelo efectivo de presentación de proyectos e involucración del personal de la empresa en los equipos de trabajo, entendiéndose esto, como una reunión destinada a funcionar como el primer punto de contacto entre el personal involucrado, en la que se dan a conocer los objetivos y lineamientos estratégicos a seguir en el desarrollo del proyecto, para lograr que todos los integrantes estén enfocados hacia un mismo camino.
¿Qué es una reunión kick off?
Es el punto de partida de un proyecto que compromete a varias personas de diferentes departamentos de la compañía, y que tiene por objetivo presentar una idea mostrando lo que se espera de esta, así como también asignar las funciones a cada colaborador involucrado.
Una reunión de kick off es, por lo tanto, una forma de comunicación práctica y clara, en la que se asegura que todos los involucrados tienen la misma visión de las tareas que necesitan ser realizadas para el desarrollo del proyecto.
¿Cuál es su propósito?
Una reunión de kick off, tiene como propósito discutir los requerimientos y detalles que conlleva la construcción, desarrollo y ejecución de un nuevo proyecto, con la diferencia de contar con la presencia de todos los colaboradores involucrados en las diferentes etapas del proceso desde el día uno para lograr una alineación transversal de las acciones requeridas durante el desarrollo del proyecto, donde cada colaborador sea partícipe de estas, y no solo conocedor.
De igual forma, la kick off meeting se plantea como una herramienta de comunicación eficaz, por medio de la cual, el equipo comprende los lineamientos y el fin común del proyecto, para así evitar posibles fallas y atrasos durante el desarrollo del mismo.
¿Cuáles con las etapas de una reunión kick off?
- Antecedentes del proyecto
¿Cuáles son los puntos críticos actuales?
¿Cuál es el contexto histórico?
¿Cuál es el impacto del proyecto? - Misión del proyecto
¿Cuál es la visión de la empresa sobre el proyecto?
¿Cuál es su beneficio a largo plazo? - Alcance
¿Cuáles son las características principales del proyecto?
¿Cuáles son las limitaciones en su desarrollo y ejecución?
¿Cuál es el presupuesto?
¿Cuál es su tiempo de desarrollo y ejecución? - Planificación
¿Cuáles son los resultados esperados?
¿Qué riesgos o desafíos se pueden presentar durante el desarrollo? - Roles
¿Cuáles son los roles de cada profesional involucrado?
¿Qué implicaciones tiene su participación? - Sesión de preguntas
¿Existe alguna pregunta sobre los roles asignados?
¿Son claros los desafíos que se pueden presentar durante el desarrollo?
¿Es claro el objetivo?
Beneficios
- Promueve la confianza mutua en las relaciones profesionales.
- Refuerza el liderazgo de los colaboradores.
- Aumenta el compromiso y motivación del equipo de trabajo.
- Asegura la ejecución de un proyecto controlado.
- Mitiga los riesgos en la ejecución del proyecto.
La implementación de reuniones kick off, es fundamental para cualquier organización, pues su modelo de proyección y ejecución de estrategias para el desarrollo de proyectos, ofrece a las compañías mayor eficiencia durante el proceso, como consecuencia de involucrar a todo el equipo en el desarrollo del programa, generando así resultados que impacten positivamente el negocio.
Así mismo, una reunión kick off mejora el desempeño de todos los colaboradores, al enfocar y alinear los roles y funciones asignadas con las competencias y habilidades de cada persona.
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