La nómina electrónica es una apuesta por la reinvención digital del mercado laboral.
El camino hacia la transformación digital exitosa es una realidad en el sector empresarial, pues con la implementación de la facturación electrónica, nace el proyecto de nómina electrónica expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el primer trimestre del año 2021, en el que se regula cómo, cuándo y quiénes estarán obligados a presentar dicho documento.
De acuerdo a esto, la resolución de nómina electrónica de la DIAN, se sustenta bajo la resolución 042 de 2020, la cual cita el documento electrónico de pago de nómina para los que no están obligados a facturar electrónicamente, pero generan empleo, así como para los empleadores que sostiene una relación laboral.
De igual forma, en febrero del año 2021, se expide la resolución 000013, en la que se obliga a todas las empresas a emitir y soportar el pago de nómina de sus empleados y el descuento en los rubros tributarios a través del documento digital regulado por la DIAN.
Bajo esta disposición el Director General de la entidad, Lisandro Junco Rivera, indicó que el proceso de habilitación para la generación y transmisión del documento de soporte de pago, estará disponible en el sistema el próximo 1 de agosto de 2021 para posteriormente, el 1 de septiembre dar inicio a su transmisión por parte de las entidades definidas.
¿Qué es la nómina electrónica?
Según el Abecé del documento de soporte de pago de nómina electrónica de la DIAN, la nómina electrónica, es un documento digital e independiente por cada empleado de la organización, que soporta los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales y que pueden deducir en el impuesto sobre la renta.
En otras palabras, es un documento que relaciona los pagos que hacen los empleadores a sus empleados en virtud de una relación laboral legal por los conceptos establecidos en esta a través de un documento XML.
¿Quiénes están obligados a generarla?
De acuerdo con la Resolución 000013 expedida por la DIAN, las personas obligadas a generar y transmitir el documento digital de soporte de nómina, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realicen pagos o abonos generados de una vinculación laboral sin importar el número de empleados vinculados.
Sin embargo, la resolución señala que dicha obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que, si un empleador no declara renta, no estará obligado a generar la nómina electrónica.
¿Por qué nace dicha iniciativa?
Según Facele, grupo de expertos en implementación de documentos tributarios electrónicos, este sistema fue creado con el fin de optimizar la productividad de la organización, reduciendo hasta en un 85 % la carga excesiva de trabajo tributario.
Adicional, con la implementación de la nómina electrónica, se busca fortalecer el sistema de facturación electrónica, con el objetivo de tener un mayor control tributario de las empresas, evitando cualquier tipo de error que esté asociado a este proceso.
¿A qué se debe este proceso de digitalización?
Según el Abecé del documento de soporte de pago de nómina electrónica de la DIAN, dicha transición se debe a:
- Desmaterialización de los comprobantes fiscales para la optimización de la consulta y trazabilidad del reporte.
- Acceso a mejores servicios electrónicos.
- Actualización de la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.
- Uso de los costos y deducciones relacionados con la nómina en la declaración de renta.
- Eliminación de trámites administrativos.
¿Qué se deberá hacer para su implementación?
Según la DIAN, el documento de soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información:
- Denominación del documento como “soporte de pago de nómina electrónica”.
- Nombre completo o razón social y número de identificación tributaria (NIT).
- Nombre completo y número de identificación del beneficiario del pago.
- Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el empleador.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- Valor correspondiente a la diferencia del total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- Medio de pago usado para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital del empleador, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN.
- Razón social y número de identificación tributaria (NIT), del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
¿Cómo adelantar el proceso de nómina electrónica?
Plazos para la implementación de la nómina electrónica
El plazo que fija la DIAN para la implementación de la nómina electrónica por parte de los empleadores se establece bajo los siguientes parámetros:
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Número de empleados |
Plazo para la implementación |
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Más de 250 |
1/09/2021 |
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De 101 a 250 |
1/10/2021 |
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De 11 a 100 |
1/11/2021 |
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De 1 a 10 |
1/10/2021 |
Ahora bien, una vez iniciado el proceso de generación y trasmisión el plazo para el envió del reporte, serán los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, independientemente del periodo de pago acordado en la relación laboral.
De acuerdo a lo anterior, la apuesta por la digitalización de la información, la desmaterialización de los papeles y el ahorro en los trámites administrativos, supone la optimización de los procesos de liquidación mitigando los errores comunes y la carencia de actualización inmediata.
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