Identifica los aspectos para mitigar el impacto ante la renuncia del contador
En Colombia el común denominador es que toda entidad con o sin ánimo de lucro, contrate un contador público para efecto de llevar las cuentas en debida forma y con mayor razón, para aquellos que se encuentran obligados a llevar contabilidad, colaborar con el cumplimiento de obligaciones de carácter formal, de reporte y tributarias.
Esta vinculación puede darse en los términos de un contrato a término definido o indefinido, de acuerdo con las normas establecidas en el código sustantivo del trabajo, pero también es posible que la entidad decida contratar un contador independiente, bajo la modalidad de un contrato de prestación de servicios o bien contratar una firma, mediante la figura conocida como outsourcing.
Pues bien, al tener contratado un contador bajo cualquier modalidad, la entidad puede enfrentarse en cualquier momento a la renuncia del profesional, situación que genera múltiples dificultades, por mencionar algunas:
- En caso de que la renuncia se de a principio de año, quién tiene la responsabilidad de elaborar y certificar los estados financieros. El contador entrante o el saliente.
- En el caso de elaboración de declaraciones tributarias y reportes de la vigencia anterior, ejemplo la Declaración de Renta, información exógena ¿Quién debe prepararla?
Estas inquietudes han sido objeto de consulta ante el Consejo Técnico de la Contaduría Pública-CTCP, organismo orientador técnico-científico de la profesión y normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, se ha pronunciado en varias ocasiones, por ejemplo:
En el Concepto 772 del 6 de octubre de 2020, el Consejo indicó que, ante la renuncia, el contador o sociedad de contadores públicos, deben realizar un acta de entrega que detalle el estado de servicios prestado y toda la documentación que sea pertinente. Si no es posible realizarlo de manera presencial, puede hacerse mediante correo certificado con el objetivo de tener evidencia de la entrega de esos documentos.
En el Concepto 271 del 29 de junio de 2023, señaló que la renuncia al cargo de contador en una entidad debe realizarse teniendo en cuenta el contrato suscrito entre las partes, de manera que si la relación contractual es entre empleador y empleado deberán observarse las normas establecidas en el Código Sustantivo de Trabajo, mientras que si la relación es a través de un contrato de prestación de servicios se observará lo pactado en el contrato suscrito.
A su vez, recomendó al contador externo saliente realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios, teniendo en cuenta lo previsto en los artículos 42 y 43 de la Ley 43 de 1990.
Sobre el empalme o entrega, el Consejo manifestó en el Concepto 625 de 22 de diciembre de 2021, que recomienda al contador saliente que al terminar o finalizar la prestación de su servicio o finalizar el contrato de trabajo, elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme debe considerar informar entre otras cosas lo siguiente:
Adicional a lo anterior, sin importar el tipo de contrato que tenga el contador con la entidad, debe cumplir con todas las normas que rigen su profesión, entre ellas lo establecido en la Ley 43 de 1990, el Código de Ética incorporado en el anexo 4 del DUR 2420 del 2015 y demás normas reglamentarias.
Luego de lo anteriormente expuesto, y que también ha sido objeto de pronunciamiento por parte del CTCP, a manera de protección y seguridad jurídica para las partes, es el contrato realizado entre estas, el que debe contener todas las responsabilidades, derechos y obligaciones de los intervinientes, incluidas aquellas derivadas de la renuncia del contratista o empleado, que en este caso es el contador público. Al respecto se sugiere consultar los conceptos 1221 del 5 de febrero del 2020 y 300 del 8 de junio del 2022, entre otros.
También debe tenerse en cuenta que, el contador saliente no debe retener documentos e información de la entidad, guardar confidencialidad y proveer información exacta y concreta en el acta de entrega de su cargo o informe de empalme, necesaria para que el contador entrante pueda dar cumplimiento a sus funciones. Al respecto ver el Concepto 194 del 23 de mayo del 2023.
Finalmente, otros aspectos de importancia que consideramos deben incluirse en el informe de empalme son:
- Informe sobre los backups del sistema de información, fecha de corte, custodia, nivel de acceso.
- Informe de usuarios del software y roles asignados
- Entrega de archivos físicos que estén bajo su responsabilidad
De esta manera, la entidad que enfrente la renuncia del contador podrá tomar las decisiones más adecuadas para contratar el contador entrante o quién defina deba realizar estas funciones.
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