Conoce para quiénes aplica y cómo funciona el pago de nómina electrónica en Colombia
En Colombia los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal o reglamentaria y por los pagos a pensionados a cargo del empleador. Si el sujeto obligado no declara renta, no estaría obligado a generar nómina electrónica.
¿Qué es el documento soporte de pago de Nómina Electrónica?
El soporte de pago de Nómina Electrónica, como se conoce técnicamente, es un documento electrónico que se configura como el documento soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.
¿Cuándo se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica?
Para efectos tributarios el documento soporte de pago de nómina electrónica, deberá generarse de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores. Los sujetos obligados transmitirán el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que tengan establecido previamente.
El plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión y validación del documento soporte y de las notas de ajuste del citado documento, se deberá efectuar dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.
La DIAN, señaló que a más tardar el 1° de agosto de 2021 será la fecha en la cual quedarán disponibles para los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste, las herramientas preestablecidas de registro, diligenciamiento o reporte de información, que se podrán utilizar y/o adaptar para facilitar el cumplimiento de los procedimientos descargue y/o cargue de documentos.
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Denominación expresa como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria, NIT del sujeto obligado.
- Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica, CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores devengados y deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica”.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del “Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica”.
- El medio de pago, que el sujeto obligado utiliza.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto obligado, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
¿Qué son las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica?
Las notas de ajuste, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto determine la DIAN.
Reserva en la información
Los sujetos obligados, antes de que recolecten la información deberán implementar medidas preventivas de naturaleza técnica, humana o administrativa que sean necesarias para evitar vulneraciones al derecho a la privacidad o a la confidencialidad de la información; fallas de seguridad o indebidos tratamientos de datos personales; garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad, el acceso y circulación restringida de la información contenida en las bases de datos o archivos que se le suministran, y evitar su adulteración, pérdida, recolección, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Calendario de implementación de la nómina electrónica
El calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, corresponde a la programación establecida por la DIAN, en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la transmisión. Se establecerá según:
- El número de empleados
- Los nuevos sujetos que deban generar estos documentos, y
- Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.
Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados
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Grupo |
Fecha de inicio habilitación en el servicio informático electrónico nómina electrónica (DD/MM/AAAA) |
Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. (DD/MM/AAAA) |
Intervalo en relación con el número de empleados |
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Desde |
Hasta |
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1 |
01/08/2021 |
1/09/2021 |
Más de 250 |
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2 |
1/10/2021 |
101 |
250 |
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3 |
1/11/2021 |
11 |
100 |
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4 |
1/12/2021 |
1 |
10 |
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Calendario de implementación permanente
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Grupo |
Fecha de inicio de habilitación en el servicio informático de nómina electrónica y fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento. |
Otros sujetos |
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1 |
Tendrán un plazo de dos meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento. |
Los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en impuesto sobre las ventas, IVA, cuando aplique, en este calendario se incluyen a aquellos sujetos que adquieren la obligación de facturar. |
Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta
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Grupo |
Fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico nómina electrónica (DD/MM/AAAA) |
Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. (DD/MM/AAAA) |
Otros sujetos |
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1 |
31/03/2022 |
31/05/2022 |
Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta. |
