En las reuniones del máximo órgano social ya sea asamblea de accionistas o junta de socios, por regla general, es correcto afirmar que las mismas deben ser precedidas por una convocatoria. La ausencia de esta convocatoria o la presencia de errores en su elaboración, pueden llevar a que las decisiones tomadas por los asistentes carezcan de efectos jurídicos.
En otras palabras, para que la asamblea de accionistas o junta de socios pueda llevar a cabo sus funciones correctamente, es necesario que los asociados sean convocados de acuerdo con lo estipulado en el contrato de la sociedad y la ley, de lo contrario, según el artículo 190 del Código de Comercio, “las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces”, lo que se traduce en que no produce efectos según el artículo 897 del mismo código “Cuando en este código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial.
Lo anterior, de conformidad con la sentencia SC456-2023/2019-00271 del 15 de febrero de 2024 de la Corte Suprema de Justicia, señala que la convocatoria a reuniones del máximo órgano social no es un llamado cualquiera, ya que está sujeta a ciertas directrices que pueden resumirse de la siguiente manera:
(I)Autor: debe realizarse por los administradores, revisor fiscal o entidad oficial encargada de ejercer el control (inciso segundo del artículo 181 del Código de Comercio), quienes pueden actuar a motu proprio o por solicitud de «un número de asociados representantes de la cuarta parte o más del capital social» (inciso final del artículo 182 ejusdem).
(II)Destinatario: la convocatoria deberá remitirse a todos los asociados, sin distinción de ninguna clase. Eventualmente, cuando se haya bifurcado la nuda propiedad y el usufructo, deberá citarse a los usufructuarios, salvo que los derechos políticos hayan quedado en manos del nudo propietario (artículo 412).
(III)Antelación: será la señalada en los estatutos sociales, sin que en ningún caso pueda ser inferior del mínimo legal. Así, «para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio… se hará cuando menos con quince días de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes» (artículo 424). Tratándose de sociedades por acciones simplificadas, el término mínimo de anticipación es de cinco (5) días hábiles en todos los casos (artículo 20 de la ley 1258 de 2008).
(IV)Contenido: en la convocatoria deberá señalarse la fecha, hora y lugar en que se adelantará la reunión, que en principio debe corresponder al lugar del domicilio social.
Asimismo, debe contener los temas que se abordarán en la sesión -conocido como el orden del día-. Esto sin perjuicio de que, tratándose de asambleas ordinarias, los asistentes se ocupen «de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado» (artículo 182 del Código de Comercio).
Permisión última que no se extiende a la escisión, fusión o transformación social, o a la cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, pues estos puntos deben estar contenidos necesariamente en el orden del día, so pena de que las decisiones sobre estos temas sean ineficaces (artículo 13 de la ley 222 de 1995).
(V)Advertencias: de forma excepcional, dentro de la convocatoria es necesario que se incluyan admoniciones. Por ejemplo, tratándose de la aprobación de estados financieros, es menester que se indique a los socios que pueden ejercer el derecho de inspección dentro del término de antelación (artículo 48 de la ley 222 de 1995), y para los casos de fusiones, escisiones o transformaciones, es obligatorio advertir sobre el derecho de retiro que tienen los asociados (artículo 12 idem).
(VI)Formalidad: la convocatoria se realizará en la forma señalada en los estatutos, según lo prescriben los artículos 424 del Código de Comercio y 20 de la ley 1258 de 2008.
En ausencia de estipulación, para las sociedades colectivas, en comandita, limitadas y anónimas, la citación deberá hacerse «mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad» (negrilla fuera de texto, artículo 424 idem).
Tratándose de sociedades por acciones simplificadas, se efectuará «mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista» (negrilla fuera de texto, artículo 20 de la ley 1258). Exigencia que, valga la pena mencionarlo, puede ser satisfecha «con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta» (artículo 6° de la ley 527 de 1999). Esto en aplicación del principio de equivalencia funcional entre el documento análogo y el mensaje de datos, en el sentido de que «los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley» (STC13359, 7 oct. 2021, rad.n.° 2021-03566-00).
Para profundizar sobre el tema se sugiere visitar el siguiente enlace: https://xperta.legis.co/visor/comercio/comercio_f978d91c6bf44162a6b27ef7808419dd
