Conoce las condiciones de la firma digital en contratos de trabajo.
Recientemente el Gobierno nacional profirió el Decreto 526 de 2021 que permite a los empleadores y trabajadores firmar el contrato de trabajo electrónica o digitalmente.
La firma electrónica y la firma digital
Se entiende por firma electrónica, obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Y se entiende por firma digital, como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
Las dos clases de firmas mencionadas, pueden plasmarse en los contratos de trabajo que se suscriban entre el trabajador y el empleador únicamente de manera escrita, es posible además, que solamente una de las partes firme de manera electrónica el contrato o por el contrario ambas partes lo puedan firmar.
El empleador, al permitir que el contrato de trabajo se firme de manera electrónica o digital, deberá proveer al trabajador los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante el desarrollo de tecnologías propias o contratadas a terceros, la circunstancia de no lograr la firma electrónica no puede convertirse en una barrera de acceso al empleo.
Adicionalmente, el empleador debe conservar los contratos de trabajos firmados electrónicamente, mediante mecanismos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
Una vez firmado el contrato de trabajo, sus anexos o modificaciones electrónicamente, el empleador debe enviar al trabajador una copia de los mismos al correo electrónico autorizado por el trabajador, adicionalmente los empleadores deben garantizar la gestión documental digital de los contratos de trabajo firmados electrónica o digitalmente, lo cual implica que deben estar en disposición para una posterior consulta en el formato que han sido creados.
Reglas para el uso de la firma electrónica en los contratos de trabajo
- La vigencia de la firma electrónica será la misma vigencia del contrato de trabajo, así como de sus modificaciones o adiciones que lleguen a requerirse.
- El trabajador no asumirá ningún costo por el procedimiento de la firma electrónica, cualquier valor será asumido por el empleador.
- El uso entre el trabajador y empleador, será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria.
Por último, la firma electrónica debe darse aplicación de la protección de los datos personales.
La firma electrónica o la firma digital en los contratos de trabajo, es una herramienta que facilitará la vinculación laboral en estos tiempos en los que la gran mayoría de empresas está vinculando a trabajadores para laborar desde casa, y ante la dificultad del contacto físico, hace de la firma digital o la firma electrónica una la herramienta muy valiosa para la vinculación laboral.
