En este blog, abordaremos el tema de la deducción de gastos en contratos de mandato en Colombia. Analizaremos las características del contrato de mandato, el tratamiento tributario aplicable y los requisitos para la deducción en el caso específico del mandato sin representación.
- Características del contrato de mandato
El contrato de mandato se define como aquel en el que una parte (mandante) encarga a otra (mandatario) la gestión de uno o más negocios en su nombre y por su cuenta. Este contrato puede ser gratuito o remunerado, y su perfeccionamiento se da con la simple aceptación del encargo por parte del mandatario.
Elementos esenciales del contrato de mandato:
- Mandante: La parte que confiere el encargo.
- Mandatario: La parte que acepta el encargo.
- Encargo: El negocio o negocios que el mandante encomienda al mandatario.
- Objeto: Cualquier negocio que interese de algún modo al mandante, que pueda ser ejecutado legalmente por este y por el mandatario, sea real o futuro y se relacione con terceros.
El mandato será con representación cuando, el mandatario actúa en nombre del mandante como su representante, cuya actuación obliga al mandante. En el mandato sin representación el mandatario actúa por su cuenta y riesgo, y carece de la representación del mandante.
- Tratamiento tributario de los contratos de mandato
Para efectos tributarios derivados de un contrato de mandato, el mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de este.
En todos los casos el mandatario debe practicar la retención en la fuente sobre todo pago o abono en cuenta realizado en la ejecución de la gestión encomendada, así como también debe cumplir con todos los deberes formales y demás obligaciones inherentes al agente retenedor.
En el caso de los pagos realizados por el mandante al mandatario en virtud del contrato, el mandante practicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados por concepto de honorarios.
En materia de gastos
Según lo anterior, tenemos que los gastos incurridos por el mandatario en desarrollo del contrato de mandato, en principio, son deducibles para el mandante, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
- Los gastos deben estar relacionados con el desarrollo del objeto del contrato de mandato.
- Los gastos deben estar debidamente soportados con facturas, recibos o documentos equivalentes.
- Las facturas o documentos equivalentes deben ser expedidos a nombre del mandatario.
- El mandatario debe expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de los gastos, avalada por contador público o revisor fiscal.
- El mandante debe declarar los ingresos y solicitar los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario.
En el ámbito de los contratos de mandato, la responsabilidad de expedir las facturas depende del tipo de mandato y de la existencia de percepción de ingresos. A continuación, se detalla:
Mandato con representación:
En el caso de un mandato con representación, donde el mandatario actúa en nombre y por cuenta del mandante, la facturación debe ser emitida por el mandante. Esto se debe a que el mandatario, al actuar en representación del mandante, se convierte en una mera extensión de este último, por lo que los efectos jurídicos y tributarios de los actos realizados recaen sobre el mandante.
Mandato sin representación:
En el caso de un mandato sin representación, donde el mandatario actúa en su propio nombre y por cuenta del mandante, la facturación debe ser emitida por el mandatario. Esto se debe a que, en este tipo de mandato, el mandatario no actúa en nombre del mandante, sino que realiza los actos en su propio nombre y luego los transmite al mandante. Por lo tanto, el mandatario es quien tiene la obligación de facturar las operaciones realizadas.
- Soporte requerido para la deducción en el caso de mandato sin representación
En el caso específico del mandato sin representación, es importante tener en cuenta que el mandante no tiene acción directa contra los terceros con quienes haya contratado el mandatario.
Por lo tanto, para soportar la deducción de los gastos, el mandante debe contar con la siguiente documentación:
- Copia del contrato de mandato.
- Facturas o documentos equivalentes expedidos a nombre del mandatario.
- Certificación del mandatario donde se consigne la cuantía y concepto de los gastos, avalada por contador público o revisor fiscal.
Como se observa, la deducción de los gastos originados en contratos de mandato sin representación en Colombia es posible (aún cuando el contrato se haya realizado a título gratuito), siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la normativa tributaria. Para tal fin, es importante que el mandante conserve la documentación adecuada para soportar la deducción de los gastos, incluyendo la copia del contrato de mandato, las facturas o documentos equivalentes expedidos a nombre del mandatario y la certificación del mandatario avalada por contador público o revisor fiscal, por lo que se recomienda:
- Se recomienda a los mandantes revisar cuidadosamente las condiciones del contrato de mandato antes de firmarlo, para asegurarse de que se cumplan todos los requisitos para la deducción de los gastos.
- Es importante que el mandante conserve la documentación relacionada con el contrato de mandato y los gastos incurridos en su desarrollo, para poder soportar la deducción en caso de ser requerido por la autoridad fiscal.
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