La conciliación bancaria tiene contabilización. Aprende cómo hacerla
En aplicación del Decreto 2649 de 1993, mensualmente se realizaba la conciliación bancaria para determinar y explicar las diferencias entre el saldo en extracto bancario y el saldo en los libros de contabilidad, pero no se acostumbraba que con su elaboración se realizara algún registro contable.
La conciliación bancaria se considera un mecanismo de control interno y con la aplicación de las NIF esto no cambia, sin embargo, se presenta la necesidad de realizar algunos registros contables.
En efecto, el Concepto 550 del 8 de noviembre del 2021 del CTCP, indica que el saldo del extracto de los depósitos a la vista que se mantienen en entidades financieras debe corresponder, en la medida de lo posible, con el saldo en libros. No obstante, se pueden presentar diferencias por diversos motivos, por lo anterior, se recomienda el reconocer las partidas conciliatorias que puedan presentarse. El concepto también realiza un análisis de la forma de reconocimiento de varios tipos de estas diferencias, como se aprecia a continuación[1]:
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Partida conciliatoria |
Análisis por parte del CTCP |
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Consignaciones no registradas en bancos relacionadas con falta de identificación del beneficiario, falta de datos de las facturas canceladas por parte del cliente y similares |
Se recomienda reconocer al cierre del período una cuenta correctora de las cuentas por cobrar, que podría denominarse “cuentas por cobrar- consignaciones pendientes por identificar”. |
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Consignaciones sin identificar en bancos, en entidades que realizan ventas por adelantado, y no han podido identificar al comprador |
Se podría reconocer como un pasivo en una cuenta que podría denominarse “otros pasivos no financieros-anticipos de clientes”. |
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Cheques girados por la entidad y no cobrados por parte del proveedor |
Se podría reconocer como un pasivo que podría denominarse “cuentas por pagar-cheques pendientes de cobro”. |
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Cheques girados a terceros, pendientes de entrega (en custodia) |
Se podría reconocer como un pasivo que podría denominarse “cuentas por pagar-cheques pendientes de cobro”. |
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Cheques recibidos (con pacto de ser cobrados en el futuro, o al día) por parte de cliente y mantenidos en la caja |
Los cheques recibidos y mantenidos en la caja, no necesariamente implica que la entidad deba reconocer un menor valor de la cuenta por cobrar, lo que podría ocurrir cuando el cheque ha sido consignado o cobrado ante la entidad financiera. |
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Cheques devueltos girados por la entidad a proveedores |
Deben presentarse como un pasivo al proveedor, y según corresponda a su causal por devolución y materialidad, deberá revelare el presunto incumplimiento en los términos de pago. |
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Cheques devueltos recibidos por parte de los clientes de la entidad |
Deben presentarse en el estado de situación financiera como unas cuentas por cobrar a clientes. |
Así mismo, en el Concepto 1036 del 23 de diciembre del 2015, el CTCP indicó que las partidas resultantes de la conciliación bancaria deben ser reconocidas en libros y en estados financieros. En el mismo sentido y referenciando la doctrina mencionada, el consejo se pronunció sobre las conciliaciones bancarias en los conceptos 569 del 20 de julio del 2020 y 218 del 24 de mayo del 2023. También se sugiere consultar el Concepto 567 del 19 de noviembre del 2022.
En conclusión, las partidas conciliatorias de la conciliación bancaria deben ser reconocidas en los estados financieros.
Al respecto, la Resolución 354 del 26 de octubre del 2023 de la Dirección Nacional de Derecho de Autor-DNDA, actualiza el manual de buenas prácticas contables de las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora - Versión 3.
En esta norma, los numerales 1.3.4 y 1.3.5 del capítulo I de la sección III Registro de operaciones, indican lo siguiente:
“1.3.4. Periodicidad.
Al cierre de cada mes, las sociedades de gestión colectiva deberán registrar el monto de las consignaciones cuyo tercero está pendiente por identificar.
1.3.5. Contabilización de las consignaciones por identificar.
Las sociedades de gestión colectiva y entidad recaudadora deberán observar el siguiente procedimiento, cuando adviertan consignaciones cuyo tercero no ha sido identificado:
a) Al finalizar cada mes, se elaborará una nota de contabilidad que permita soportar el registro de las consignaciones por identificar, dicho documento deberá contener los siguientes asientos contables:
b) Cuando se identifique el usuario que realizó el pago y posterior a la contabilización del recibo de caja, se registrará la consignación bancaria de la siguiente manera:
c) Una vez surtido el trámite y de no ser posible su identificación, se registrará de la siguiente manera la consignación bancaria:
(…)”.
Este procedimiento es solo referente a las consignaciones pendientes por identificar, pero se considera que es aplicable a otro tipo de partidas conciliatorias, así como a entidades de cualquier naturaleza, pues la conciliación bancaria es un proceso transversal y solo bastaría con ajustarlo a los manuales de políticas contables particulares.
El texto completo de los conceptos mencionados y de la Resolución 354 del 2023 de la DNDA, se puede consultar en la publicación electrónica Normas de Información Financiera – Análisis integral de Legis.
[1] Este cuadro corresponde a un resumen del presentado en el Concepto 550 del 8 de noviembre del 2021.
