No olvides los informes sobre el oficial de cumplimiento
En un artículo anterior de este blog se revisaron las aspectos básicos del oficial de cumplimiento del Sagrilaft¹, lo cual incluyó las generalidades del cargo, los requisitos mínimos, sus funciones y otros aspectos de interés, en donde se hizo referencia a varios conceptos de la Superintendencia de Sociedades sobre este cargo.
Sin embargo, sobre el oficial de cumplimiento, las entidades obligadas a implementar el Sagrilaft, deben presentar un informe que fue catalogado como de tipo eventual y cuyo sustento está en el capítulo III² de la Circular Externa 100-000016 del 17 de noviembre del 2021. Este informe eventual es el relacionado con el oficial de cumplimiento del Sagrilaft y se codificó como el “058 Oficiales de cumplimiento”.
Esta norma corresponde a la solicitud de información financiera y otros informes no financieros por el año 2021 y el informe no financiero de corte eventual mencionado anteriormente.
Sobre este último informe no se hizo referencia en la Circular Externa 100-000012 del 22 de noviembre del 2022, que solicitó la información financiera y la de prácticas empresariales con corte a ese año.
Sin embargo, la ausencia del informe eventual en esta última norma, no significa que ya no se deba presentar. Por lo anterior a continuación, te comentamos las generalidades del mencionado informe.
1. Obligados a presentarlo
Las entidades que deban implementar el Sagrilaft, según lo dispone el capítulo X de la Circular Externa 100-000005 del 2017 de la Superintendencia de Sociedades.
2. Oportunidad el envío
Dentro de los 15 días hábiles siguientes al nombramiento del oficial de cumplimiento o de su cambio.
Por esto este informe se denomina “eventual”, pues solo aplica ante el nombramiento o cambio del oficial de cumplimiento. Si luego del nombramiento, no ha habido cambios, no es necesario presentar este informe.
3. Responsabilidad
Es de los administradores de las entidades obligadas a implementar el Sagrilaft.
4. Medio de presentación
A través del aplicativa STORM User.
a) Certificación firmada por el representante legal del obligado que señale expresamente que el Oficial de Cumplimiento cumple con los requisitos exigidos en el capítulo X mencionado anteriormente.
b) Hoja de vida del oficial de cumplimiento.
c) Copia del documento que dé cuenta del registro del oficial de cumplimiento ante el SIREL de la UIAF.
d) Copia del extracto del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste la designación.
e) Documento que acredite el conocimiento de oficial de cumplimiento en materia de administración del riesgo LA/FT o riesgo LA/FT/FPADM. Esto puede ser a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otro similar.
Estos documentos adicionales se remiten por el STORM User dentro de los 2 días hábiles siguientes al envío del informe 058. Si estos documentos no se le reportan a la Superintendencia de Sociedades, el informe 058 NO se tendrá como recibido.
Referente al tema, podría ser de interés conocer las funciones y responsabilidades del revisor fiscal frente al Sagrilaft, las cuales pueden consultarse en el módulo Régimen de la Profesión Contable de la publicación electrónica NAI Integral y de la Profesión Contable de Legis, la cual puedes adquirir en la tienda virtual Legis.
[1] La regulación de Sagrilaft está en el capítulo X de la Circular Externa 100-000005 del 2017 de la Superintendencia de Sociedades, que ha sido modificada por las circulares externas 100-000016 del 2020 y 100-00004 del 2021. Estas normas no están de manera formal en el cuerpo de la Circular Básica Jurídica-CBJ de la Supersociedades, norma que fue expedida en el año 2022. Al respecto, puedes consultar el artículo de este blog Generalidades de la CBJ de la Supersociedades.
[2] Este enlace está dirigido a LegisXperta al módulo de Normas de Información Financiera. Debes tener acceso a la publicación para su consulta total, de lo contrario, solo tendrás acceso al 30% de su contenido.
