Estos son aspectos contables de las copropiedades que son de interés general
Diversos temas sobre la contabilidad de las propiedades horizontales han sido objeto de preguntas al Consejo Técnico de la Contaduría Pública-CTCP. A continuación, se presentan algunos asuntos de interés general sobre este aspecto de las copropiedades.
1. Obligatoriedad de llevar contabilidad
Al originarse la persona jurídica en la constitución de la copropiedad, estas adquieren de inmediato el carácter de entidad (entidad reportante), es decir, la actividad económica organizada, definida e identificada, de manera que se distingue de los propietarios que la conforman.
Definida la persona jurídica como entidad sin ánimo de lucro, se tipifica la obligatoriedad de llevar contabilidad y elaborar informes financieros, que permitan informar a los propietarios y otros usuarios sobre su situación financiera, su rendimiento o desempeño financiero y su capacidad para obtener o generar flujos de efectivo, al tenor de lo establecido por el artículo 45 de la Ley 190 de 1995, el artículo 364 del estatuto tributario, y en el inciso 2º del artículo 2º del Decreto 2500 de 1986, contabilidad que deberá llevarse ceñida al título IV del Código de Comercio.
Por otra parte, el artículo 51 de la Ley 675 del 2001, especifica en las funciones del administrador de la copropiedad la obligación de llevar contabilidad y presentar estados financieros.
Tomado de la Orientación Técnica CTCP No 15 del 20 de octubre del 2015.
2. Sobre la responsabilidad del administrador con relación a la contabilidad, e información financiera.
El numeral 5º del artículo 51 de la Ley 675 del 2001, en cuanto a las funciones del administrador, establece:
ART. 51.—Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes: (...).
5.Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. (...)”.
Así las cosas, el administrador tiene a su cargo la salvaguarda de los documentos y soportes que respaldan su gestión, dicho proceso debe incluir los soportes de las transacciones que integran la información financiera, estados financieros y reportes, los cuales pertenecen a la copropiedad y son responsabilidad de la administración.
Este tema puede consultarse en la Doctrina sobre normas de información financiera de Legis, en el Concepto CTCP 159 del 25 de marzo de 2022.
3. ¿Cómo debe llevarse la contabilidad?
Según el DUR 2420 del 2015 y sus modificatorios, los estados financieros se elaboran aplicando el marco contable que sea aplicable a la copropiedad (Grupo 1, Grupo 2, Grupo 3).
De acuerdo con el artículo 50 del Código de Comercio la contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en los libros registrados que aplique[1], de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
Tomado de la Orientación Técnica CTCP No 15 del 20 de octubre del 2015
4. Libros de contabilidad
En el Concepto 594 del 9 de diciembre del 2021, el CTCP señaló que solo las propiedades horizontales contribuyentes del régimen ordinario deben registrar sus libros de contabilidad y de actas ante la DIAN.
Para la propiedad horizontal residencial, no existe norma que obligue a este registro. No obstante, deberán conservarlos en el medio que consideren más apropiado.
Debe considerarse el Concepto 43-904442 del 2022, de la DIAN que indica que, el libro de actas de las propiedades horizontales deberá registrarse para que adquiera pleno valor probatorio. Por lo tanto, para estos efectos, las entidades no obligadas a registrar este libro en la cámara de comercio lo harán ante la DIAN.
Sobre los libros de contabilidad, también se considerarán los requerimientos generales del Código de Comercio. Por ejemplo:
- El artículo 48 del Código de Comercio, determina que los procedimientos para registrar las operaciones deben facilitar “... el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios”.
- El artículo 51 del Código de Comercio, aclara que los libros deben estar soportados por “comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas” en ellos y por la correspondencia pertinente.
- El artículo 53 del Código de Comercio, establece que “En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden” (...).
- El artículo 55 del Código de Comercio, se refiere al archivo de los soportes contables y el artículo 56 permite amplitud en el medio utilizado para llevar los libros, incluyendo medios electrónicos, con tal de que “garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación".
- El artículo 264 de la Ley 1564 de 2012, establece que los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles.
Otros aspectos sobre los libros de contabilidad pueden ser consultados en la Orientación Técnica CTCP 1 de 2014, la cual brinda orientación sobre algunas situaciones en el ámbito contable que se derivan de la aplicación de los marcos normativos de la información financiera. Así mismo, el título tercero del anexo 6 del DUR 2420 del 2015, contiene el marco vigente sobre las normas de registros y libros de contabilidad.
5. Soportes de contabilidad
“Las transacciones descritas en los comprobantes de contabilidad deben documentarse mediante soportes internos o externos, fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren, en los cuales se deben cumplir las formalidades de las pruebas documentales. Estos deben conservarse en el idioma original en que se emitieron”.
Ver Orientación Técnica CTCP No 15 del 20 de octubre del 2015.
Estos y otros temas son abordados por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en los conceptos que dan respuesta a diversas inquietudes, estos conceptos se encuentran analizados y clasificados en la publicación electrónica de Legis Normas de Información Financiera - Análisis integral. En los módulos de doctrina podrán encontrar un índice con la temática propiedad horizontal, lo cuál permitirá encontrar el tema de su interés a través de la plataforma Xperta. Además, en el módulo explicado del grupo 3 de esta publicación, puedes encontrar diversos ejercicios y ayudas prácticas sobre este tema, consúltalo aquí. ¡Si eres suscriptor de estas obras consúltalas ahora!
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[1] Debe recordarse que, para aquellos sujetos inscritos en el registro mercantil, los libros de contabilidad ya no se registran en las cámaras de comercio, quedando esta obligación solo para los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta socios. Sobre el registro ante la DIAN, se sugiere consultar el numeral 4º de este artículo.
