¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Conoce quiénes deben facturar electrónicamente en Colombia.

La obligación de facturar electrónicamente, es una obligación tributaria de carácter formal que deben cumplir los sujetos obligados a facturar, que comprende su generación, así como la transmisión y validación; la expedición se cumple con la entrega de la factura al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio.

Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

El sistema de facturación electrónica, es una modalidad preferente de expedición, aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Así mismo, es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas, IVA, y a los sujetos que de manera voluntaria hayan optado ser facturadores electrónicos (Res. 42/2020; Res. 12/2021).

La factura electrónica se considera para todos los efectos como una factura de venta, y para su reconocimiento tributario deberá ser validada por la DIAN, o por un proveedor autorizado por esta. En la plataforma de factura electrónica de la DIAN, se incluirá su registro como título valor (RADIAN), de obligatorio cumplimiento para aquellas facturas que pretendan circular en el territorio nacional, y permitirá su consulta y trazabilidad. Las facturas electrónicas que no tengan vocación de circulación, podrán seguirse constituyendo como título valor, conforme a la normativa del Código de Comercio.

A partir del 1º de enero del año 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:

Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, se clasifican de acuerdo a la actividad económica principal inscrita en el Registro Único Tributario, RUT, y, por lo tanto, entrarían en el grupo de los seleccionados por la DIAN para expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, según el calendario de implementación establecido por la administración de impuestos (DIAN, Res. 42/2020, art. 20).

Los obligados a expedir factura electrónica de venta, así como notas débito y crédito, y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la administración tributaria, se denominarán facturadores electrónicos.

¿Quiénes son los sujetos obligados a facturar electrónicamente?

• Los responsables del impuesto sobre las ventas, IVA (personas naturales o jurídicas que comercialicen productos o presten servicios gravados).
  
• Los responsables del impuesto nacional al consumo (personas naturales o jurídicas prestadores de servicios de restaurante, cafetería, bares, discotecas, servicios de telefonía móvil, internet, navegación de datos, automóviles tipo familiar y camperos, entre otros), salvo que las personas naturales cumplan la totalidad de las condiciones establecidas para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
  
• Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes (personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles), ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
  
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
  
• Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA.
  
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - simple.
  

¿Quiénes son los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente?

• Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
  
• Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
  
• Las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas, los pequeños agricultores y los ganaderos, así como quienes presten servicios, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes condiciones como no responsable del IVA:
  

  - Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 UVT.

  - Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad; que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

  - Que no sean usuarios aduaneros.

  Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT, y

  - Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas, IVA, no supere la suma de 3.500 UVT.

• Las personas naturales que cumplan la totalidad de las siguientes condiciones establecidas para ser no responsables del impuesto nacional al consumo:
  

  - Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales, provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 UVT, y

  - Que tengan máximo un establecimiento de comercio, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.

• Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
  
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
  
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 3.500 Unidades de Valor Tributario, UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
  
• Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
  

Inconvenientes tecnológicos cuando se factura electrónicamente

Es de advertir que, si se presentan inconvenientes tecnológicos, los sujetos obligados a facturar podrán expedir factura de talonario o de papel que se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción. La factura de talonario o de papel será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, e impuestos descontables.