Límites del derecho de inspección en las sociedades
Los límites del derecho de inspección en las sociedades son un tema de gran importancia y han sido abordados de manera extensa y consistente por la Superintendencia de Sociedades. En diversos pronunciamientos, esta entidad ha establecido las pautas y lineamientos para el ejercicio de este derecho por parte de los accionistas.
El derecho de inspección se circunscribe a aquellos asuntos y documentos que estén directamente relacionados con las materias propias de la reunión ordinaria del máximo órgano social. Sin embargo, existen excepciones a esta regla. Por ejemplo, no se pueden solicitar documentos que versen sobre secretos industriales o información que, de ser divulgada, pueda perjudicar a la sociedad. La Comunidad Andina define el secreto empresarial como cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000.
En casos donde los accionistas sean competidores entre sí por pertenecer éstos a un mismo sector productivo y/o mercado, es necesario revisar si existen razones válidas y suficientes para restringir el acceso a cierta información. Si se determina que la divulgación de dicha información podría perjudicar a la sociedad y beneficiar a los accionistas competidores, se puede imponer la restricción de acceso.
En cuanto a la reserva documental, los asociados tienen derecho a examinar los libros y papeles de la compañía, pero deben mantener en confidencialidad la información que tenga carácter reservado. No pueden solicitar documentos distintos a los establecidos en las normas comerciales.
En relación a las operaciones específicas realizadas en el marco del giro ordinario de los negocios de la sociedad, es suficiente que los asociados sean informados adecuadamente sobre la gestión de la administración y el aspecto económico de la sociedad con el fin que puedan participar activamente en la reunión del máximo órgano social.
Frente a los libros de contabilidad y documentos de la sociedad no podrán ser sacados de las oficinas de la sociedad, pero esta puede poner a disposición de los asociados información por medios virtuales, manteniendo la reserva sobre la misma.
El máximo órgano social puede reglamentar el ejercicio del derecho de inspección para evitar entorpecimientos a la actividad comercial empresarial. Incluyendo temas como el horario para su ejercicio, mecanismos para la consulta de la documentación y la necesidad de programar citas para el ejercicio individual del mismo.
Por lo general, el administrador debe proporcionar la información del ejercicio más reciente, ya que los documentos relacionados con ejercicios anteriores, fueron sometidos a revisión individual durante el período legal respectivo.
Respecto a los documentos objeto del derecho de inspección, se incluyen los libros de contabilidad, la correspondencia relacionada con los negocios sociales, los libros de actas de asamblea o junta de socios, el libro de registro de socios y de accionistas, los estados financieros de fin de ejercicio, y otros documentos que la junta directiva o el representante legal presenten al máximo órgano social. Es importante resaltar que no todos los documentos relacionados con las operaciones y negocios deben ser puestos a disposición de los asociados, sino únicamente aquellos señalados en las normas comerciales.
Respecto del alcance, es preciso tener en cuenta que el derecho de inspección apunta a verificar el contenido de los documentos sin que se tenga derecho a pedir copias ni a realizar anotaciones, enmendaduras o comentarios sobre los documentos que se colocan a disposición, tampoco difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales, empresariales o de política comercial. Cuando se tengan repositorios de información digital con ocasión de reuniones virtuales o mixtas, no podrán los asociados o sus representantes, reproducir su contenido, salvo autorización expresa del administrador de la sociedad y manteniendo el deber de preservar la reserva de esa información.
Surge la pregunta sobre si los asociados pueden tomar notas en documentos distintos a los que están siendo analizados. Según la Supersociedades, esta práctica es considerada viable, siempre y cuando se realice con responsabilidad y sin abuso de la información obtenida. Por ende, es comprensible que, durante la verificación, análisis e inspección de la documentación societaria, los asociados deseen obtener un panorama completo de la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la compañía. Tomar notas les permite tener una comprensión más profunda de la empresa y, a su vez, les facilita formular preguntas relevantes en la respectiva asamblea de accionistas o junta de socios con el fin de obtener la ilustración suficiente con el fin de participar en las deliberaciones y ejercer el derecho al voto en las reuniones del máximo órgano social.
También, cabe destacar que el ejercicio abusivo del derecho de inspección puede poner en riesgo la responsabilidad extracontractual de los asociados. Si sus acciones causan perjuicios a la sociedad, pueden ser objeto de indemnización para compensar los daños ocasionados. Además, en casos extremos, podrían enfrentar acciones penales por conductas inapropiadas.
A su vez, la supervisión inadecuada del administrador con respecto al ejercicio del derecho de inspección también es motivo de preocupación. Si los secretos industriales o información sensible no son debidamente protegidos y se producen perjuicios a la compañía, el administrador podría enfrentar responsabilidad personal frente a la sociedad. En situaciones más severas, su responsabilidad también podría ser cuestionada por los órganos de supervisión.
En resumen, el ejercicio adecuado del derecho de inspección es una práctica que puede brindar valiosos beneficios a los asociados, ya que les permite estar mejor informados y preparados para participar en las decisiones de la sociedad. No obstante, se debe actuar con responsabilidad y ética, evitando cualquier uso inapropiado de la información obtenida. De esta manera, se promueve una relación transparente entre los socios y la administración, fortaleciendo el buen funcionamiento de la compañía en su conjunto.
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