¿Debe el contador entregar copia del software contable a su cliente?
En los artículos Aspectos importantes ante la renuncia del contador público y Particularidades en el contrato del contador de este blog se realizaron importantes precisiones sobre la importancia de celebrar un contrato con el contador público, que incluya cláusulas aplicables a las partes intervinientes en todos los aspectos posibles de la relación contractual, especialmente en lo relativo a la renuncia del profesional. En esta oportunidad, y con particular atención, nos referiremos a la renuncia del contador público cuando este presta sus servicios de forma independiente y es propietario del software contable para llevar la contabilidad de su cliente.
Son recurrentes las consultas tanto de los contadores como de sus clientes para definir si es obligatorio que el contador público entregue una copia o “back up” de la información que ha procesado en el software contable cuando el profesional es el propietario del aplicativo.
Es una situación muy común que los contadores ejerzan su profesión a través de contratos de prestación de servicios a varios clientes, desarrollando diversas funciones, entre ellas la de llevar la contabilidad de las diferentes empresas y normalmente lo hacen utilizando un software contable de su propiedad.
Cuando por algún motivo, la relación contractual finaliza, tanto los profesionales de la contabilidad como sus clientes se preguntan sobre la obligación del contador de entregar el back up de la información que ha sido procesada durante el período de trabajo.
Esto es normal, pues estos aplicativos poseen, entre otras características, el manejo de la información por terceros, partiendo de los datos de identificación que incluye el nombre o razón social, las características tributarias y todo el registro de transacciones con la entidad, que dan como resultado el saldo de ese tercero (cliente o proveedor) con la empresa cliente del contador.
Toda la información anterior es vital para las empresas, pues de no contar con ella, ocasionaría serios trastornos administrativos para el normal desarrollo de sus actividades.
Ante esta situación, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública-CTCP ha guardado una línea doctrinal que se podría resumir así:
El cliente del contador no puede exigir la entrega del back up o copias de seguridad de la información contable al contador público que le presta sus servicios, si la propiedad del software contable o de su licencia le pertenece a este último, salvo que, el contrato entre las partes así lo exija o existiera un acuerdo adicional.
En general, el contador no está obligado a entregar el back up si el software contable utilizado es de su propiedad, así mismo, el cliente no podría exigir que le sea entregada esa información, a menos que exista una cláusula en el contrato realizado entre las partes o un acuerdo adicional. Es decir, en esta situación se evidencia de nuevo la importancia de realizar un contrato que tenga en cuenta esta circunstancia.
Han sido varios los conceptos en los que el CTCP se ha pronunciado al respecto. Aquí algunos de ellos:
— 388 del 31 de agosto del 2023.
— 189 del 11 de abril del 2022.
— 1078 del 22 de diciembre del 2020.
— 275 del 21 de abril del 2020. En este concepto se resalta que el CTCP indicó que la empresa usuaria de los servicios de contador público debió tomar las previsiones necesarias para dar cumplimiento a las normas profesionales, legales y reglamentarias. Esto se hace estableciendo en el contrato la información y la forma en cómo esta será entregada por parte del profesional contable que presta sus servicios de forma independiente al momento de su desvinculación. Se debería incluir no solo los documentos soportes (que son propiedad del cliente) sino aquella que esté en archivos. Esto es una clara alusión al sistema de control interno de las entidades.
— 748 del 25 de septiembre del 2018.
— 270 del 10 de abril del 2017.
No obstante la conclusión a la que se ha llegado respecto de que el contador no está obligado a entregar back up del software contable a su cliente, y este no puede exigirla (salvo la existencia de un contrato que contenga dicha cláusula o acuerdo independiente entre las partes que trate el tema), el Concepto 315 del 5 de octubre del 2023, del CTCP indicó: “al desvincularse de una empresa, el contador y propietario del aplicativo está obligado a entregar toda la documentación contable que se encuentre en su poder, incluida la información que pudiere tener en los archivos de dicho aplicativo” (negrita fuera de texto original).
La recomendación para el contador y los diferentes usuarios de sus servicios es: realizar un contrato en el que se tengan en cuenta todas las posibles situaciones que se puedan presentar en una relación de este tipo, incluyendo lo relacionado con el back up del software, si el contador es independiente. Es una práctica sana que seguramente evitará muchas situaciones desafortunadas entre las partes.
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